ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2020.
Generalforsamlingen vil blive afholdt i Rørbæk Forsamlingshus
TORSDAG DEN 5. MARTS 2020 KL. 19:00
Dagsorden, jvnf. vedtægterne:
1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning om institutionens virke i det forløbne år.
3. Fremlæggelse og godkendelse af det kontrollerede regnskab.
4. Institutionens fremtidige virke.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Behandling af budget samt fastsættelse af indskud og kontingent.
7. Valg af bestyrelse og suppleanter.
8. Valg af bilagskontrollanter og suppleant.
9. Eventuelt.
Referat:
St. Rørbæk Forsamlingshus – Generalforsamling 2020
Den 05.marts 2020 afholdtes Generalforsamlingen:
27 medlemmer var mødt op.
1. Dirigent: Bent Larsen kunne konstatere at indkaldelsen var rettidig informeret og ifølge vedtægterne. Det understregedes at kun medlemmer har stemmeret. Jørgen Olsen: Referent.
2. Bestyrelsens beretning ved formand Steen Damsgaard: Se bilag. 31.12.19 – 124 medlemmer, som i 2018. 440 kuverter solgt til maddage, 26 flere end i 2018. I gennemsnit 63 gæster + 1 i forhold til 18. 1359 gæster til fester i 19, fremgang 191.Hjemmesiden besøges i gns. af 286 pr. md. Huset modtager ingen kommunale tilskud.
Spørgsmål fra salen: Rolfgaard opfordrer til at søge Nordeafonden om tilskud (taget til efterretning) samt være samt være positiv overfor vor lokale ungdom og deres evt. ønske om brug af Huset. Formand betoner at beslutningen alene er Gerts. Eventuelt forhøje depositum ved ungdomsfester.
3. Regnskabet: Gennemgået – se bilag. Årets overskud kr. 25.342,14.Regnskabet godkendt.
4. Institutionens fremtidige virke – se bilag. Regler for leje af huset – rabat mv (kr. 1000 i salslejen ved en kuvertpris på kr. 595) – indskærpet. Der arbejdes på at indføre rabat også ved de stadig mere populære Brunch-arrangementer fra 01.07.20 når forpagtningsaftalen med Gert fornys. Maddage: Huset skal fastholde kulturelt indlæg efter maden. Honorar til foredragsholder forsøges holdt beskedent, men dog mulighed for at bruge flere midler. Bestyrelsen efterlyser forslag til foredrag!. Spørgsmål salen: Rolfgaard efterlyser faste hjælpere til servering. Dette er afklaret med Gert fremover. Bent Larsen: Efterspørger en vedligeholdelsesplan for Huset. Bestyrelsen er opmærksom på diverse ting der skal udbedres og disse er sat i værk. Bent Larsen: Fjern de udendørs møbler og køb nogle nye vedligeholdelsesfri. Taget til efterretning.
Beretningen godkendt.
5. Indkomne forslag: Udgik .
6. Budget: Kontingentet fastsættes til Kr. 100. Indskud Kr. 500. Forventet overskud i 2020 ca. kr. 15000. Godkendt. Spørgsmål fra salen: Finn Nielsen – kunne man sætte indskuddet ned for at få nye medlemmer? Overvejes, men nogle vil måske melde sig ind for at få rabatten på kr. 1000 i salsleje.
7. Valg af bestyrelse og suppleanter: Genvalg til Benny Hougaard, Jan Hellerup, Knud Larsen. Suppleant: Finn Nielsen. Bestyrelsen består 2020 af: Steen Damsgaard, formand, Kasserer Benny Hougaard, Sekretær Jørgen Olsen, Knud Larsen, Inger Jensen, Jan Hellerup. Suppleant: Finn Nielsen
8. Bilagskontrollanter: Peer Huniche, Bent Larsen. Suppleant: Lonnie Schmidt.
9. Eventuelt: Ønske om indkøb af headset.
Generalforsamlingen slut kl. 20.10.
Referatet godkendt 8/3-2020 af Bent Larsen
Bemærkninger:
Jens Rolfgaard: der er generalt for lidt varme til arrangementerne.
Steen, enig, vil se på det
Bilag til punkt 2:
Punkt 2 - Bestyrelsens beretning til generalforsamlingen år 2020 for året 2019
Bestyrelsen vil berette om året 2019, under følgende punkter:
Forpagtning
Medlemmer
Aktiviteter
Udlejning
Foreningsaktiviteter
Forsamlingshusets hjemmeside
Vedligeholdelse og anskaffelser
Kommunen
Forpagtning:
Det er gået næsten seks år siden forpagtningsaftalen med Gert trådte i kraft.
Vi gjorde det rigtige den gang. Huset har en stabil og god økonomi. og det er også gået godt for Gert.
Det er stadig vigtigt at huset bliver lejet ud. Bestyrelsen og medlemmerne bør således fortsat hjælpe med til at få lejet huset ud, så meget som muligt. Jeg vil gerne her nævne, at det er Gert, der i den sidste ende bestemmer, hvilke aktiviteter der skal lejes ud til.
Bestyrelsen vil gerne takke Gert og hans familie for deres hjælpsomhed.
Medlemmer:
Medlemstallet er uforandret 124 medlemmer af huset.
Det er vigtigt at vi fortsat får nye medlemmer, så hermed en opfordring til alle: Hjælp os at skaffe nye medlemmer. Husk at vi giver en flaske vin hvis I skaffer huset et nyt medlem.
Aktiviteter:
Der har i årets løb kun været ”publikums” aktiviteter iværksat fra bestyrelsens side, i form af maddagene. Der blev serveret 440 kuverter i 2019 og 404 kuverter 2018. Det medfører alt i alt, og rart nok, et lidt større antal gæster på de enkelte maddage. 63 personer i gennemsnit pr. maddag mod 58 året før.
Bestyrelsen skylder Gert tak for indsatsen, da han jo tilbereder maden for os. Vi betaler kun forbruget af madvarer.
Og, vi vil her benytte lejligheden til at nævne borde og stole udvalget, eller maddagsudvalget om man vil, for det fine fremmøde og hjælp til opsætning og nedtagning af borde og stole i forbindelse med maddagene. Det er: Bent Larsen, Henning Hansen, Erling Jensen, Svend Bendsen, Ole Norden og Jens Rolfgaard. Stor tak for hjælpen til dem.
Udlejninger:
Der blev afholdt 28 fester i 2018. I 2019 blev der afholdt 27 fester.
Antallet af gæster til fest i huset i 2018 var 1168. Antal af gæster i 2019 var 1359, hvilket er en fremgang på 191 gæster. Af fester, som blev holdt i huset var der fem konfirmationer, og fire foreningsfester efterfulgt af diverse fødselsdage samt to bryllupper og et guldbryllup. Og hvor kommer så værtsfolkene fra. De kommer overvejende fra St. Rørbæk efterfulgt af Frederikssund, Ølstykke og Hornsherred. Sågar kom nogle værtsfolk helt fra Jylland. Kort fortalt: I 2019 var der en fest mindre, men med et betydeligt større deltagerantal ved hver fest.
Dog har Gert sagt fra et par gange i løbet af året, hvor unge mennesker har forespurgt om leje af huset til, i vores optik, for voldsomme aktiviteter i forhold til det gamle hus og dets inventar. Sidst, et spørgsmål om afholdelse af nytårsaften med 150 ungdommelige deltagere.
Foreningsaktiviteter:
Der var fem foreningsaktiviteter. Det var Motorvejsforeningen, Forsvarsbrødrene, Kulhusklubben, Egedivision af Det danske Spejderkorps, samt vandværket.
Forsamlingshusets hjemmeside:
Forsamlingshuset har, som I ved, en hjemmeside som er velbesøgt. Der har været gennemsnitligt 286 besøgende pr. måned. Som allerede nævnt så er forsamlingshusforeningen oppe og køre med deres hjemmeside så vi får forespørgsler om udlejning den vej også.
Vedligeholdelse og anskaffelser:
I årets løb er der udført nødvendige reparationer. Den nye lejer af lejligheden på 1. sal har lavet en gennemgribende restaurering af lejligheden. Udvendigt er den sorte sokkel på huset, grønne trekanter udvendigt på lejligheden, og sågar flagstangssoklen er blevet malet. Men, vi mangler at få repareret gavlen mod vest. Der skal en murer til at banke løs puds af og pudse op igen, forud for maling. Det har vist sig meget svært af skaffe en murer til dette arbejde. Men vi kæmper videre, det må kunne lade sig gøre.
Vi har købt en ny opvaskemaskine og en kabeltromle som deciderede nyanskaffelser.
Vi har haft kontrolbesøg vedrørende el-sikkerheden i huset. Nogle ting skulle repareres og / eller udskiftes. En del er allerede gjort og det resterende bliver udført hen ad vejen. Spørgsmål vedrørende de nærmere detaljer svarer jeg gerne på.
Kommunen:
Vi har ikke fået tilskud fra kommunen til noget som helst i 2019.
Afslutning:
Til sidst vil bestyrelsen takke alle som har ydet en ekstra indsats for Forsamlingshuset.
Tak til Blomster – Bodil for at holde blomsterkummerne, og tak til ”APS’et” for, under Bent Larsens ledelse, at holde udearealerne.
Tak til borde og stole folkene, for deres trofaste fremmøde og gode humør i forbindelse med deres arbejde.
Personligt vil jeg sige tak til min bestyrelse for godt initiativ og samarbejde i 2019.
Bilag til punkt 3:
RØRBÆK FORSAMLINGSHUS
WWW.ST-RØRBÆK.DK
CVR: 354 21 408
DRIFTREGNSKAB 2019
Indtægter: Kr. Udgifter: Kr.
Forpagtningsafgift 18.000,00 Grundskyld/Komm.afgifter 5.970,00
Udlejning lejlighed 48.000,00 Forsikringer 13.756,43
Medlemsbetaling 13.200,00 Administration 12.208,13
Kommunalt tilskud 0,00 Anskaf./Vedligehold 26.016,04
Renter 0,00 Udgifter lejlighed 801,73
Diverse 0,00
Maddag overskud 4.894,47
I alt 84.094,47 I alt 58.752,33
Driftoverskud 25.342,14
Balance 84.094,47 Balance 84.094,47
STATUS pr. 31/12 - 2019
Aktiver: Passiver:
Ejendomsværdi ………. Kr. 1.100.000,00 Deposita ………………... Kr. 18.000,00
Inventar ………………... Kr. 90.410,25
Kasssebeholdning…….. Kr. 2.430,00 Egenkapital:
Saldo: Nordea normal ... Kr. 90.842,20 Pr. 1/1 2019: 1.340.340,31
Hensat ………… Kr. 100.000,00 Resultat 25.342,14
Debitorer ........................Kr 0,00 Pr 31/12 2019 1.365.682,45
Balance 1.383.682,45 Balance 1.383.682,45
Bilag til punkt 4:
Punkt 4 – Institutionens fremtidige virke:
”Fremtidigt virke” er uforandret og, som sidste års, og på tidligere generalforsamlinger. Og så alligevel ikke helt det samme.
Bestyrelsen har kikket på ordningen med ”rabat til medlemmer”
Det er sådan, at der gives medlems-rabat på sal-leje, 1000 Kr. ved privatfester i forsamlingshuset.
Rabatten til medlemmer gives, hvis man køber en fest med en kuvertpris der er 595 kr. eller der over, og med mindst 40 kuverter. Det fremgår af fakturaen, på bundlinjen, at de 1000 kr. er trukket fra.
Det er sælges efterhånden mange Brunch” arrangementer i huset. Bestyrelsen vil derfor prøve at lave en aftale med Gert om også at give sal-leje rabat til disse kortere arrangementer.
Vi tager en snak med Gert, og prøver at få etableret en aftale med ham om dette, så vi kan få det med til kontraktfornyelsen den 1/7 2020.
Bestyrelsen vil gerne høre generalforsamlingens ønsker til maddagene fremover.
Skal maddagene fortsætte?
Hvad ønsker generalforsamlingen af eventuelle ændringer omkring maddagene?
Skal der fortsat være foredrag på maddagene, eller måske bare hyggesnak? Måske noget helt andet.
Der er på bordene lagt kulørte sedler hvor man kan skrive sin mening, men bestyrelsen vil gerne have en debat nu og her på GF, og gerne i forbindelse med dette punkt, fremtidigt virke.
Huset kører fint økonomisk, og er, trods alderen, i god stand. Så velkommen i Rørbæk Forsamlingshus i årene fremover.
Bilag til punkt 6:
BUDGET 2020:
Indtægter: Udgifter:
Forpagtning 18.000 Komm.afg/gr.sk. 6.100
Udlejning lejlh. 48.000 Forsikringer 15.500
Medlems betal 13.000 Kontorhold/adm. 14.900
Renter - Vedligeh./ansk 27.000
Maddag oversk 1.000 Udgifter lejlighed 1.500
I alt 80.000 I alt 65.000
Opsparing/
_______ hensættelse 15.000
Balance 80.000 Balance 80.000